AI 客户管理助手（CRM Copilot）使用教程：自然语言查询商机、确认式写入与审计日志

概览

AI 客户管理助手让你用自然语言操作整个 CRM，而不必逐一点开表单。你只需描述想要什么 — “显示我的进行中商机”、“为 Acme 创建一份报价单”、“在发票 INV-0007 上登记 5,000 收款”、“把报价单发给 Priya” — 助手会理解你的意图、找到正确的记录并执行操作，并在改动任何内容之前先请求你确认。它执行的每一步都会写入审计日志。

你有两种使用方式：在侧边栏的 AI CRM 下打开仪表盘上的完整聊天界面；或者在已登记的管理员/经理手机上，向工作区自己的 WhatsApp 号码发消息。该号码通过 WhatsApp 协议连接通道连接。两者使用同一套大脑和同样的安全规则，因此经理无需打开电脑即可用手机运营业务。

把它看成一位熟悉你整个 CRM 的队友：它可以查询记录、创建与更新数据、推动商机在各阶段之间流转、生成并发送报价与发票、登记收款、管理任务与项目，还能回答 “本月营收多少？” 这类报表问题 — 全部在一个对话框中完成。

速览：用自然语言操作联系人、公司、商机、报价单/提案、发票、收款、任务与项目 · 在仪表盘和 WhatsApp 上均可使用 · 每次改动前都要求确认 · 自带 AI 提供商密钥（OpenAI、Anthropic 或 Gemini） · 每个动作都有审计日志 · 严格限定在当前一个工作区内。

前提与权限

助手运行前需要满足三项条件：

助手只能看到并操作当前工作区的数据。切换工作区时，助手的作用域随你一同切换；它永远无法读取另一个工作区的记录。

功能范围 — 完整工具清单

助手通过一组内置工具工作。当你输入请求时，它会挑选合适的工具（或依次调用多个），并从你的句子中提取细节。你无需知道工具名称 — 只需描述想要的结果。以下是按领域分组的完整能力：

由于助手可以串联工具，一句话就能完成多件事：“为 Priya 创建 2 小时咨询、每小时 80 的报价单并发送”会先构建报价，再发送链接 — 发送前暂停一次以请求确认。

单轮对话如何运作

你发送的每条消息都遵循同样的四个步骤，因此行为可预期：

1. 理解。助手读取你的消息（加上近期对话作为上下文），判断你想做什么、适合调用哪些工具。
2. 查找。对于任何引用记录的内容 — “Acme 那笔商机”、“Priya”、“发票 INV-0007” — 它会在你的工作区中搜索并定位到确切记录。如果名称有歧义（两个 Priya），它会问你是哪一个。
3. 确认（仅针对改动）。如果操作只是读取数据，它直接作答。如果操作会改动数据 — 创建、更新、发送、登记收款 — 它会准确概述将要执行的操作，并等待你回复 yes（或回复 no 取消）。见 先确认后执行。
4. 执行并记录。收到你的确认后，它执行操作并告知结果（含记录的编号/链接），同时向 Recent AI actions 审计面板写入一条记录。

上下文会被干净地重置。每次切换任务时请使用 New chat。它会清空运行中的上下文，避免之前的 “Acme” 串到你下一个不相关的请求里。

在仪表盘上使用

在侧边栏打开 AI CRM。新建对话时，你会看到分组示例提示 — 查询、创建与执行、资金与报表、发送与汇总 — 便于一眼了解能力范围。点击任意示例即可填入输入框，然后编辑并发送。分步说明：

1. 输入请求，用自然语言输入并按 Enter（Shift+Enter 换行）。输入框会随输入自动增高。
2. 阅读回复。查询类请求会列出找到的内容；改动类请求会显示确认摘要。
3. 确认或取消。回复 yes 继续，回复 no 放弃。也可以直接输入新指令改变方向。
4. 查看审计面板。右侧的 Recent AI actions 列表会显示运行过的每个工具及其结果的一行摘要。
5. 切换任务时重新开始，点击 New chat 按钮。

输入框上方的快捷回复按钮（“显示我的进行中商机”、“本月营收报表”、“列出我的任务”、“还有哪些未结？”）始终可用，一键即可发送。

完整示例

三个端到端示例，展示助手具体会说什么、做什么。

示例 1 — 创建并发送报价单

1. 你输入：“为 Priya 创建一份报价：2 小时咨询，每小时 80，然后发送。”
2. 助手找到联系人 Priya Sharma，构建一条行项目的报价（2 × 80 = 160）并回复：“我将为 Priya Sharma 创建报价 — 2 小时咨询 @ 80 = 160，并把接受链接发给她。确认吗？”
3. 你回复 yes。
4. 它创建报价单，把公开链接发给 Priya，并回复：“已完成。报价单 #14 已创建并发送给 Priya。她可以通过链接接受或拒绝。”审计面板出现两条记录（创建报价、发送报价）。

示例 2 — 登记收款

1. 你输入：“为发票 INV-0007 登记一笔 5000 的收款。”
2. 助手查到 INV-0007（总额 5,000，未付款）并回复：“在 INV-0007 上登记 5,000 收款？这将全额结清并标记为已付款。”
3. 你回复 yes。它写入收款，把发票转为已付款，并确认该客户新的未结余额。

示例 3 — 报表问题

1. 你输入：“我本月的营收是多少？还有哪些未结？”
2. 因为这只是读取数据，所以没有确认步骤。助手直接回复本月已收款营收与未结总额（可选按账龄拆分），数据实时来自你的收款与发票。

通过 WhatsApp 下达指令

经理和管理员无需打开仪表盘，只需向工作区自己的 WhatsApp 号码发消息即可运营 CRM。该号码通过 WhatsApp 协议连接通道连接：扫码或配对码接入WhatsApp 账号，由自带辅助服务收发。这会把任意已连接号码变成团队的私有控制通道。

1. 启用通道。在 AI CRM 界面中，管理员/经理打开 WhatsApp channel 开关。（无权限的成员只能看到状态，无法切换。）
2. 登记员工手机。经理本人的手机号必须填写在其个人资料中。只有已登记的经理/管理员号码才会被识别为指令发送方。
3. 向你的工作区号码发送请求 — 例如 “显示今天的营收” 或 “为 Acme 创建一笔 20000 的商机”。助手会在 WhatsApp 上回复。
4. 在 WhatsApp 上确认。同样适用先确认后执行的规则 — 你在聊天中回复 yes 才会批准改动。

只有你的员工拥有控制权。给同一号码发消息的客户只会作为普通会话处理（自动回复、收件箱、流程），绝不会获得 CRM 控制权。助手指令只接受来自工作区内经理或管理员所属号码的消息。随时关闭开关即可完全禁用消息指令。

先确认后执行与审计

执行写入或发送前，请核对当前工作区、目标对象、操作权限与确认内容：

• 读取即时完成。查询、报表和汇总会立即执行 — 无需确认。
• 写入始终确认。创建、编辑、转换、发送或登记收款时，始终先以自然语言展示确切的改动并等待你回复 yes。回复 no 或任何新指令都会取消。
• 每个动作都有日志。Recent AI actions 面板会记录运行过的工具及简短结果摘要，因此助手代你执行的一切都有迹可循。
• 歧义会被提出，而不是猜测。如果有多条记录匹配同一个名称，助手会询问是哪一个，而不会替你选择。

自带 AI 密钥

助手运行在你自己的 AI 提供商密钥上，因此模型与费用由你掌控：

• 提供商。OpenAI、Anthropic（Claude）或 Google Gemini。在工作区 AI 设置中添加密钥；平台管理员也可以提供共享的平台密钥。
• 费用。用量由你的提供商按密钥计费。助手的对话简短且仅含文本，费用不高，但高频使用仍会累积 — 请在 AI Usage Dashboard 上关注。
• 密钥加密存储，按服务端配置管理使用，避免在浏览器页面、日志或分享内容中暴露。
• 没有密钥就没有助手。如果没有配置可用密钥，助手会提示尚未设置 AI，而不是静默失败。

限制、技巧与故障排查

• 一次只能在一个工作区。助手只会在你当前的工作区中操作。要在另一个工作区使用，请先切换过去。
• 金额和名称要具体。尽量附上金额、发票编号或完整的联系人姓名 — 这样可以减少追问。
• “发送太快”。有轻量限流；如果你连续发送很多消息，稍等片刻再继续。
• 出错了。如果回复表示失败，请检查 AI 密钥是否有效、引用的记录是否存在，然后重试。未实际执行的动作不会记入日志。
• 如果回答引用了错误的记录，请新建对话 — 上下文过期是常见原因。

相关指南： 报价单与提案、自动开票、支付链接、项目、销售管线（商机）。