商务账单（Invoice）操作指南：生成品牌 PDF 发票、登记订金尾款并核对未收余额与账龄

概览

自动发票用于生成商务账单（Invoice）：可按已启用配置从 WhatsApp 订单生成，也可从已接受的估价转换或手工创建。品牌 PDF 按发送配置分享给买家；开具、发送与收款分别核对，商务账单不等同于税务发票。每张发票都有连续编号，开出后不可篡改，并汇入你的付款与收入报表。

可搭配使用：支付链接，让送达发票的同一条消息也能让客户直接付款；以及 AI 客户管理助手，用于「登记一笔收款」和「还有多少未结？」。

发票如何生成

按已启用的触发配置或手工操作生成商务账单：

编号与不可篡改

• 连续编号。每张发票使用工作区序列中的下一个编号（例如 INV-0007），记录保持有序、便于审计 — 无跳号、无重复。
• 开出后不可篡改。已开发票的总额不会悄悄变化。更正以新单据（或贷记调整）的形式进行，保持账务轨迹清晰。
• 明细与税费保留。发票准确记录售出内容、价格，以及开票时适用的税费。

发票品牌化

• 你的 logo。PDF 带有你在 Checkout Settings 中设置的 logo，看起来是你的企业而不是 WAthink。
• 页脚中的支持邮箱。每张发票都会显示买家的支持联系方式，客户知道去哪里提问。
• 货币与格式。金额使用工作区的货币与格式，按精确的最小货币单位计算，打印总额始终正确。

只需设置一次：在 Checkout Settings 中配置 logo 和支持邮箱；每张生成的发票都会自动使用它们。

自动发送

生成账单与发送 PDF 是两个步骤。已启用自动发送时，WAthink 按配置向买家分享 PDF，通常使用产生订单的 WhatsApp 会话。发送记录会同步到收件箱，供团队核对发送及送达结果。你也可以随时在发票详情页重新发送。

记录付款与状态

• 全额或部分付款。针对发票记录一笔付款；当已付金额达到总额时，状态自动变为 Paid。部分付款会显示剩余余额。
• 通过支付链接。通过验证的支付链接付款会记录到对应账单，更新已付金额与余额。
• 通过助手。「在发票 INV-0007 上登记 5,000 收款」通过聊天即可完成，并带有确认。

账龄与收入报表

• 付款台账显示未结款项，以及账龄分布 — 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ 天 — 让你优先催收正确的账户。
• 已付款发票汇入你的收入报表，以及 AI 客户管理助手 的财务回答（「本月收入」、「还有多少未结？」）。
• 每张发票都关联到其客户（以及任何来源商机/报价），因此你可以看到每个账户的生命周期价值。

提示与边界情况

• 在首笔销售前设置品牌信息，避免早期发票没有品牌标识。
• 不要编辑已开发票来「修正」价格 — 请开出更正后的单据，保持审计轨迹完整。
• 及时核对部分付款；账龄报表的准确性取决于你记录的付款。